Créer votre présentation Power Point en 10 étapes clés

A la création d’un nouveau diaporama, la présentation est par défaut en 4:3. Mais si nous prenons le temps de réfléchir au format, nous nous rendons compte que les écrans d’ordinateurs fixes et surtout portables adoptent désormais la taille standard de 16:10 et plus récemment de 16:9. Donc, il est important d’ajuster la taille du diaporama à celle de votre écran. Cela permettra éventuellement de supprimer les bandes noires sur les côtés, et d’exploiter la totalité de l’espace. Pour cela, cliquez sur l’onglet Création puis sur le bouton Mise en Page. Ouvrez le menu déroulant pour Diapositives dimensionnées et sélectionnez le format correspondant à la taille de votre écran.

Power Point 2007 apporte un plus large choix de thème et de paramètres de personnalisation pour l’aspect graphique des présentations. Les thèmes permettent d’harmoniser les couleurs, les formes et les éléments présents dans votre diaporama afin d’avoir un visuel coordonné tout le long de la présentation. Le choix du thème est important selon le sujet que vous présentez, essayez alors d’accorder les deux. Sous l’onglet Création, les thèmes apparaissent sur la barre de menu. Faites défiler les thèmes à l’aide des flèches à droite pour avoir un aperçu de tous les thèmes disponibles. Il vous suffit de cliquer dessus pour l’appliquer. Vous pouvez également en télécharger d’autres sur le site de Office ou encore de créer et d’enregistrer votre propre thème.

Pour des diapositives bien présentées et ordonnées, il est important d’utiliser les dispositions prédéfinies. Cela vous permettra de gagner du temps, d’ordonner vos informations et de permettre une meilleure lecture pour votre auditoire. Vous trouverez là l’option Disposition sous l’onglet Accueil. Cliquez dessus pour faire apparaître les différents types de disposition. Chaque disposition définit le rôle de la diapositive. Ainsi, pour un changement de section, vous choisirez la disposition « titre de section ». Le thème s’accordera à la disposition choisie et permettra à l’auditoire de distinguer les différentes parties de votre exposé. Plus rapide, vous pouvez faire un clic droit sur la diapositive et accéder directement aux dispositions.

Les transitions, contrairement à ce que nous pouvons croire, ne sont pas essentielles. Elles sont plutôt longues et cassent le rythme de votre discours, déconcentrant ainsi votre public. Il est donc recommandé de s’en abstenir. Si vous souhaitez quand même en mettre, allez dans l’onglet Animations et optez pour des fondus discrets et pas trop lents dans la liste qui se présente à vous.

Il vaut mieux parfois un joli dessin qu’un long discours. Pour expliquer des parties complexes de votre exposé, privilégiez les SmartArt. Bien conçus, ils sont facilement paramétrables et vous aideront à mettre rapidement en place des schémas. Vous les trouverez sous l’onglet Insertion puis dans la partie Illustrations, choisissez SmartArt. Un large choix de schéma, classé par thèmes, se présente à vous. Choisissez celui qui vous convient et cliquez sur OK. La barre de personnalisation apparait alors pour vous permettre de le personnaliser à votre convenance.

Le graphique est un outil utile pour les données chiffrées, pour démontrer une évolution ou pour des analyses. Cependant, il faut se poser quelques questions avant de charger votre présentation de graphiques. Un graphique doit être utile, apporter un plus à votre discours et simplifier les choses. Si vous décidez d’en insérer un, pensez à arrondir les chiffres (supprimez les virgules pour plus de clarté). Il vous faut le commenter et expliquer les résultats. Evitez aussi de vouloir trop l’embellir avec des effets de 3D par exemple. Supprimez du graphique toutes données inutiles ou superficielles. Dans l’onglet Insertion, dirigez-vous vers la partie Illustrations et cliquez sur Graphiques. Sélectionnez celui qui convient à vos données et cliquez sur OK. Comme pour les SmartArt, la barre de menu au-dessus vous permettra de personnaliser votre graphique.

Le pied de page est un élément de la présentation que nous oublions le plus. Pourtant, il est utile de rappeler le nom de l’auteur, la date ou encore le titre de la section. Mais il ne doit pas non plus être trop surchargé et étouffer ainsi le reste de la diapositive. Pour placer le pied de page, allez sur l’onglet Insertion et choisissez En-tête et pied de page. Dans la fenêtre qui s’ouvre, mettez les paramètres désirés et validez en mettant Appliquer partout pour qu’ils apparaissent dans toutes les diapositives. Il est aussi intéressant d’y mettre un logo, mais il n’existe pas de commande automatique pour cela. Il faut insérer une image, via l’onglet Insertion, puis la réduire et la placer en bas de la diapositive.

La mise en forme du contenu est de loin l’étape la plus importante. Voici les points à respecter pour avoir un texte efficace :
- ne jamais écrire de phrase complète, toujours synthétiser l’idée principale
- utilisez le procédé de liste 1 à 6 puces
- n’hésitez pas à écrire en gros (18 minimum)
- utilisez des couleurs neutres pour le texte
- ne surchargez pas votre diapositive, votre public préférera se concentrer sur une seule idée principale à chaque diapositive.
- évitez les polices originales, utilisez des polices standards tels que Times New Roman, Verdana, Arial, Myriad,…

Les animations sont à utiliser avec modération comme les transitions. Pour les même raisons, cela déconcentre le public et gène la lecture de l’information. Les fondus sont tolérés pour leur discrétion. Leur insertion se fait à partir de l’onglet Animations, puis Animation personnalisée. Vous devez ensuite sélectionner l’élément à animer puis, sur le volet de droite, choisissez l’effet voulu en cliquant sur Ajouter un effet.

Le dernier point mais non des moindres : l’orthographe ! Une relecture trop rapide ou superficielle peut vite vous faire passer pour un idiot devant votre auditoire. Pensez à utiliser le
correcteur orthographique en passant par l’onglet Révision, puis l’option Orthographe. Une relecture par une autre personne non impliquée au projet peut aussi vous permettre de relever des erreurs, ou d’apporter quelques ajustements qui vous ont échappé.