Envoyer des e-mails est une tâche quasi-quotidienne pour les surfeurs et les professionnels. Mais maîtrisez-vous parfaitement ce système de communication ? Voici quelques conseils pour aller plus loin et utiliser au maximum les fonctions les plus avancées des e-mails.Comment signaler un e-mail important ?
Inutile d’écrire en majuscule «IMPORTANT !!!» avant le texte, vous risquerez de passer pour un angoissé. Pour avertir de manière efficace votre destinataire de l’importance d’un e-mail, il faut simplement le signaler par une étoile ou un drapeau via les options de votre logiciel.
S’assurer que le destinataire a bien lu le courrier
Il est possible de savoir si votre destinataire a effectivement bien lu le mail. Plus simple que de renvoyer un e-mail, il suffit simplement d’activer l’option de suivi des mails. Vous recevrez ainsi un accusé de réception vous assurant de l’ouverture du mail par votre destinataire.
Comment envoyer le même mail à plusieurs personnes?
Si vous avez l’habitude d’écrire la même chose aux mêmes personnes, il paraît un peu répétitif de copier-coller le texte. Le transfert de mail aussi ne semble pas s’adapter à la situation. Le meilleur moyen et de prendre cinq minutes pour créer un groupe de contact. Ainsi, vous n’aurez plus qu’à sélectionner le groupe pour vos prochains envois groupés. Le mail sera ainsi envoyé à toutes les adresses figurantes dans le groupe.
Se débarrasser d’un expéditeur que vous ne connaissez pas
Il peut arriver que des personnes malintentionnées, ou peut-être juste maladroites, vous envoient régulièrement des mails dont vous n’avez que faire. Sans avoir à alerter la police, utilisez plutôt la fonction «ignorer» ou «bloquer» pour ignorer tout simplement les mails en provenance de cet expéditeur.
Masquer les adresses des autres destinataires
Vous voulez envoyer un courrier à plusieurs contacts sans que ceux-ci puissent voir les adresses des autres? Rien de plus simple, utilisez la fonction copie conforme invisible (cci). Elle peut être masquée dans certains logiciels de messageries, il suffira alors de l’afficher.
Boîte trop pleine devenue illisible ?
Votre boîte s’alimente chaque jour par une dizaine de mails et au final vous vous perdez au milieu de votre courrier. Pour gagner en temps et en efficacité, organisez votre boîte en créant des règles de messagerie et des dossiers associés. Ainsi classés par dossier, il vous sera plus facile d’identifier vos mails.
Savez-vous quelle est la taille à ne pas dépasser pour une pièce jointe ?
Par politesse et pour ne pas rendre le téléchargement du fichier trop long, il est préférable de fixer une limite de taille aux pièces jointes. En moyenne, il ne faut pas dépasser les 5Mo. Vous verrez, votre destinataire appréciera cette délicate attention. (Si votre fichier est trop lourd, pensez à l’hébergement en ligne).
Associer un pseudo à une adresse mail
Les adresses mails ne sont pas toujours très explicites ou représentantes du destinataire. Le mieux pour cibler rapidement votre destinataire est de changer le nom complet associé à l’adresse mail et de lui donner un nom plus parlant. Cela coule de source, mais nous n’y pensons pas toujours.
Placer automatiquement en bas de chaque courrier vos coordonnées
Au bout du dixième e-mails, il devient pénible de toujours retaper son nom et ses coordonnées. La fonction signature automatique est faite pour vous aider. Créez une signature et celle-ci s’affichera automatiquement sur chaque nouveau courrier. Il est même possible de créer plusieurs signatures.
Comment éviter que son e-mail soit classé comme étant un spam ?
A force de vouloir absolument tout filtrer, il arrive que des mails inoffensifs soient traités comme des spams. Pour éviter que votre e-mail ne se retrouve dans la catégorie spam de votre destinataire, passez l’e-mail en texte brut et évitez les liens et les pièces jointes. Des gestes simples mais efficaces.
Source: N'TIC 39/ DECEMBRE 2009
