Nos conseils pour bien utiliser les services Google (1re partie)

Avec sa suite bureautique collaborative en ligne, Google propose quelque chose de gratuit et de simple qui se démarque intelligemment des mastodontes Microsoft Office et OpenOffice.

14. Imprimer ses notes de bas de page

Imprimer des notes de bas de page, essentielles pour apporter des informations complémentaires, est souvent un vrai casse-tête. Ce n'est plus le cas avec Google Documents. Dans le menu Fichier, cliquez sur Paramètres d'impression. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimez des notes de bas de page et de fin de document. Cliquez sur Imprimer et le tour est joué !

15. Créer rapidement une carte de vœux

Vous n'êtes pas doué en dessin ? Pas de problème. Ouvrez un nouveau document Dessin, puis sélectionnez le menu Insertion et Images. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous avez le choix entre utiliser une photo stockée sur votre micro, indiquer directement un lien vers l'image de votre choix ou chercher un cliché avec Google Images (dans ce dernier cas, seules les images libres de droit sont exportables). Une fois l'image choisie, cliquez sur Insérer. Ajustez sa taille puis, dans le menu Insertion, choisissez Zone de texte. Placez la case de texte à écrire où bon vous semble, tapez en dessous le texte, jouez avec sa taille, sa police et sa couleur. En cinq minutes, montre en main, votre carte personnalisée est réalisée !

16. Traduire instantanément ses documents

Vous avez un guide d'utilisation en anglais et vous n'êtes pas sûr de la traduction ? Vous devez envoyer une lettre à la famille allemande qui recevra votre fils cet été ? Google Documents peut vous aider. En allant dans le menu Outils, puis Traduire le document, vous pouvez changer la langue de n'importe quel document importé (pour la notice) ou créé (pour la lettre) dans une quarantaine de langues différentes, y compris des langues régionales, comme le catalan ou le gallois. Une fois la traduction effectuée, vous avez le choix entre remplacer le document d'origine ou le sauvegarder dans une copie.

17. Importer des documents en masse

Que ce soit l'intégralité de vos fiches recettes ou tous les chapitres de votre cours de philosophie, la fonction d'importation des fichiers n'est plus limitée à un document à la fois. Après avoir pressé le bouton Importer…, cliquez sur Sélectionner les fichiers à importer dans la fenêtre qui apparaît et sélectionnez autant de fichiers que vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire glisser vos fichiers dans la zone pointillée prévue à cet effet. Avant de cliquer sur Démarrer l'importation, sélectionnez éventuellement le dossier de destination en faisant dérouler le menu idoine. Chaque document ne doit pas dépasser 1 024 Mo.

18. Partager un dossier complet

Vous travaillez à plusieurs sur une même tâche (plaquette associative, préparation du repas de Noël ou envoi de cartes de vœux), mieux vaut avoir tous les éléments au même endroit. Désormais, vous pouvez les rassembler dans un même dossier, puis partager celui-ci avec l'ensemble des personnes intéressées. Il suffit de cliquer sur le lien Partager ce dossier à droite de son nom et de faire vos réglages habituels. Petit plus, certains fichiers dans le dossier peuvent être ouverts à d'autres personnes si nécessaire.

01net